Das gehört in eine Willkommensmappe für Kunden oder Mitarbeiter

Viele Unternehmen entscheiden sich Ihren Geschäftskunden sogenannte Willkommensmappen nach erfolgreichem Geschäftsabschluss zu übergeben. Gleiches gilt für neue Mitarbeiter die regelmäßig ebenfalls mit der Mappe wichtige Infos und Unterlagen erhalten. Was sollte unbedingt in die Begrüßungsmappe - und was scheint als überflüssig? Ein Überblick.

Entscheidend ist zunächst die Frage, ob die Mappen an neue Kunden oder Mitarbeiter ausgegeben werden sollen

Willkommensmappen für Kunden

Auch wenn Informationen auch digital bereit gestellt werden können entscheiden sich viele Unternehmen zunehmend für eine wertschätzende und persönliche Übergabe wichtiger Informationen. 

1. Begrüßung

Ein Begrüßungsschreiben und das Kundtun der Freude über die Zusammenarbeit sollte sicherlich an aller erster Stelle stehen. 

2. Leistungsbeschreibung

Beschreiben Sie welcher Leistungsumfang Teil der Zusammenarbeit ist und wie Ihr Kunde hiervon langfristig profitieren kann. 

3. Ansprechpartner

Falls Ihr Kunde Fragen zu den bezogenen Dienstleistungen oder Produkten hat sollten Sie es ihm möglichst einfach machen Kontakt aufzunehmen. Nennen Sie persönliche Ansprechpartner inkl. Telefonnummer und Mailadresse. Dies kann bspw. auch über eine in der Willkommensmappe untergebrachte Visitenkarte geschehen. 

4. Bereitstellung digitaler Informationen

Bei Willkommensmappen gilt: weniger ist mehr. Heißt, dass Sie nur das wichtigste in Onboarding Mappen unterbringen sollten. Sofern Sie Ihrem Kunden weitergehende Informationen und Unterlagen bereitstellen wollen bietet es sich an hierfür einen USB-Stick zu nutzen. Diesen können Sie mittels Halterungen bequem in der Willkommensmappe unterbringen. Alternativ können Sie auch einfach einen QR Code auf der Mappe anbringen. 

5. Generelles

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass eine Onboarding Mappe für Kunden insbesondere Persönlichkeit und Wertschätzung ausdrücken soll. In Zeiten zunehmende Digitalisierung schätzen Menschen haptische Erfahrungen, gelesen wir immer noch gerne nicht digital. 

Gut gestaltete Willkommensmappen stärken darüber hinaus Ihre CI und werben über lange Zeiträume. 

Willkommensmappen für Mitarbeiter

Bei Willkommensmappen für Mitarbeiter können bereitgestellte Informationen durchaus umfangreicher sein als für Kunden. Nachfolgend eine kurze Checkliste für wichtige Unterlagen und auch Dinge die nicht hereingehören. 

1. Begrüßung

Ein netter Gruß vom Abteilungsleiter Geschäftsführer, ist kein Muss, obgleich aber eine nette Geste. 

 2. Firmenbroschüre

Auf den Websites der Unternehmen oder im Intranet können oftmals bereits alle wichtigen Informationen eingesehen werden. Geschichte, Angestellte, Angebot, Philosophie und Leitbild. Ein zusätzliches Faktenblatt in der Willkommensmappe schadet aber nicht gut gebündelte Informationen bereitzustellen.

3. Telefonliste

Was neue Mitarbeiter haben sind Fragen - viele Fragen. Wer für was zuständig ist und über welche Nummer zu erreichen ist: hierbei hilf die Telefonliste. Auch wichtige Notfallnummern gehören zur Liste, um bei Geschehen eines Unfalls, Brands oder Herzinfarktes unkompliziert und zeitnah reagieren zu können. 

4. Termine

Was steht an? Ein Überblick über die wichtigsten Termine gehört unbedingt in die Willkommensmappen. Hierunter fallen bspw. obligatorische Teammeetings und Besprechungen, Messetermine, Kollegengespräche, Betriebsausflüge –aber auch die Weihnachtsfeier. 

5. Arbeitszeit

Existiert eine Rahmenarbeitszeit? Wie läuft die Arbeitszeiterfassung im Betrieb ab? Informieren Sie Ihren Mitarbeiter über die wichtigen Eckpunkte.

6. Social Media Guidelines

Unüberlegte Äußerungen eines einzelnen Mitarbeiters kann eine ganze Firma in Ungnade bringen. Social Media-Guidelines fungieren als Leitfaden für den korrekten Umgang mit Instagram, Twitter und Co. Zwar soll und will ein Konzern oder Unternehmen als beinharter Zensurbetrieb auftreten, aber unzweifelhaft steht fest: Interna und Betriebsgeheimnisse haben im Internet rein gar nichts zu suchen. Die Social Media-Guidelines sollten am Besten gedruckt & digital bereitgestellt werden.

Noch nicht genug? Nachfolgend ein paar weitere Möglichkeiten die Willkommensmappe:

• Visitenkarten
• Einweisung in elektronische Geräte (PC, Drucker, Fax etc.)
• Mögliche Passwörter
• Info über Parkplätze, Parkberechtigung, Parkticket
• Öffnungszeiten der hauseigenen Kantine
• Regeln für Benutzung der Kaffeeküche
• Geburtstagsliste der Kollegen
• Utensilien (Block, Kugelschreiber etc.)

Diese Dinge sollten nicht in Willkommensmappen: 

Fall Mittagspause: Eine Übersicht über Imbisse und Restaurants in der Nähe braucht in Zeiten von unseren kompakten "Alleskönnern" niemand mehr. Genauso keinen Stadtplan. Einen Raumplan für das Firmengebäude benötigen Mitarbeiter ausschließlich in sehr großen Betrieben.

Tipps zum Schluss: 

Die Onboarding Mappe für Mitarbeiter soll dem neuen Angestellten möglichst einen einfachen Arbeitseinstieg ermöglichen. Seien Sie Kreativ bei der Gestaltung der Willkommensmappen und statten Sie die Willkommensmappen je nach Wunsch auch mit amüsanten Give-Aways aus. Versuchen Sie eine lockere und persönliche Stimmung zu vermitteln, sodass sich Ihr neuer Mitarbeiter schnell eingewöhnt und wohl fühlt.